Y-Not GmbH setzt auf OPTIMA

Autoren: Judith Ewald (Y-Not GmbH), Stefan Schaffner (new|frontiers Software GmbH)

Das integrierte Warenwirtschafts-System OPTIMA aus dem Hause der new|frontiers Software GmbH ermöglicht dem Werbemittelspezialisten Y-Not GmbH aus Gundernhausen bei Darmstadt effiziente und automatisierte Arbeitsabläufe.  OPTIMA verbindet dabei die Bereiche Auftragsmanagement, Lagerverwaltung, Produktion, Versand und eCommerce. Seit der Einführung der Lösung hat sich die Effizienz der Arbeitsprozesse erheblich erhöht. Und die Mitarbeiter haben an Produktivzeit gewonnen. Wiederkehrende und zeitintensive Verwaltungsaufgaben laufen nun weitestgehend automatisch. Die Y-Not GmbH profitiert von der Einführung des Systems auf unterschiedlichen Ebenen. Unter anderem sind Artikelstammdaten- und Preisänderungen der Vorlieferanten heute für die Y-Not GmbH keine organisatorische Anstrengung mehr.

Viele der wiederkehrenden Arbeitsabläufe – früher noch zeitaufwändig und mit hohem manuellen Aufwand verbunden – werden heute durch das Warenwirtschaftssystem automatisch ausgeführt. Die Vielzahl von Artikelbeschreibungen und Bildmaterial liest das System in unterschiedlichsten Quellformaten automatisiert ein. Auf diese Weise stehen die Daten den Mitarbeitern für Angebote und Aufträge binnen kürzester Zeit zur Verfügung. Der hohe Automatisierungsgrad garantiert zudem eine stets aktuelle Datenbasis für die unterschiedlichen Onlinekataloge. So können beispielsweise die Niederlassungen eines Filialisten das durch dessen zentrale Marketingabteilung vorausgewählte, bereits gebrandete Produktportfolio in den kundenindividuellen Shops (Branded Shops) jederzeit einsehen und die Artikel in der gewünschten Menge bestellen.

Anforderungen an die neue Lösung

Die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, ist stets eine Herausforderung. Die Y-Not GmbH hatte frühzeitig genaue Vorstellungen, welche Anforderungen ihr künftiges Warenwirtschaftssystem erfüllen muss. „Wir suchten eine Lösung, die mit uns mitwächst und auch schon zu Beginn unsere speziellen Anforderungen abdeckt“, erinnert sich Judith Ewald. „Die effektive Automatisierung von Verwaltungsarbeiten und eine hohe Integration war von Beginn an unser Ziel.“ Nach dem Zusammentragen der Auswahlkriterien wurde schnell klar, dass man auf dem Markt der Standard-Warenwirtschaftssysteme nicht fündig werden würde und ein zukunftssicheres, individuelles Konzept unabdingbar war. Im Rahmen der Suche nach einem passenden Partner wurde mit der new|frontiers Software GmbH ein Beratungshaus gefunden, welches sowohl als Lösungsanbieter einer flexiblen Warenwirtschaftslösung wie auch als Ratgeber in diesem Themenkomplex überzeugte. Gemeinsam mit den Fachverantwortlichen der Y-Not GmbH entwickelten die new|frontiers - Experten auch das bestehende Pflichtenheft weiter und optimierten in enger Zusammenarbeit in diesem Zuge auch viele der bisher implementierten Unternehmensprozesse. Aus dem breiten Portfolio von über 50 verschiedenen OPTIMA +Modulen heraus konnten bereits viele der speziellen Anforderungen umgesetzt werden. Die Erstellung und Integration nicht vorhandener Bausteine gelang bereits sehr früh und budgetfreundlich.

Flexibilität ist gefragt

Die Unterstützung des Y-Not-Geschäftsmodells „Branded Shops“ war eine Schlüsselanforderung an die neue Lösung – und eine besondere Aufgabe für den Lösungsanbieter. Y-Not tritt ihren Kunden gegenüber als Full-Service-Dienstleister auf und stellt für einen geschlossenen Kundenkreis (Filialisten, Organisationen und Parteien) spezielles Werbematerial zur Verfügung. Dafür müssen grundsätzlich die direkt auf den Kunden und seine Anforderungen abgestimmten Prozesse im Bestell- und Individualisierungsvorgang bereits im Onlineshop und der eCommerce Schnittstelle bereitgestellt werden. Schließlich soll es für die bestellende Filiale oder den Partei-Ortsverein einfach sein, die gewünschten Werbematerialen zu finden und diese mit Texten, Logos oder Aufdrucken zu individualisieren. Die Komplexität dieser Rahmenbedingungen stellt nicht zuletzt auch hohe Anforderungen an das Abrechnungssystem und die entsprechenden Fakturamodule: Beispielsweise wird Kommissionsware kundenabhängig aus virtuellen Kundenlagern verkauft. In anderen Fällen findet eine direkte Abrechnung mit dem Besteller statt und in wieder anderen Fällen wird aus einem Budget je Filiale ein Betrag abgerufen und an die Hauptniederlassung fakturiert. Auch auf die Bereiche Artikelstammdaten, Preise und Konditionen, Formulare und Belege haben diese Strukturen Auswirkungen. Es bedarf eines hohen Grades an Konfigurierbarkeit, damit nicht jeder gewonnene Neukunde eine Programmänderung nach sich ziehen muss. OPTIMA Warenwirtschaft erfüllt diese Anforderungen an Flexibilität: Die Software löst alle erforderlichen Aufgaben optimal und integriert den Onlinebereich ohne Medienbruch in die weiteren Unternehmensprozesse - vom automatisierten Einstellen der Artikel, über den online-Bestellprozess und der Erfassung der Individualisierung bis hin zur Zuführung dieser Daten in den Produktions- und Veredlungsprozess. Das Logistik- und Versandmodul sorgt dafür, dass die Ware schlussendlich auch im richtigen Paket landet.

OPTIMA schafft Mehrwert

Der hohe Automatisierungsgrad schont die Mitarbeiterressourcen und erlaubt eine noch intensivere Kundenbetreuung. Beispielsweise stellt OPTIMA im Versandprozess auf Basis von Produktionsstand, Lagerbestand und Individualisierungsauftrag die lieferfähigen Aufträge in Form von interaktiven Kommissionierungs- und Versandlisten zusammen. Der Versandvorgang kann – inklusive der notwendigen Versandpapiere und Etiketten – vollautomatisch durchgeführt werden. OPTIMA achtet hierbei auch auf die kundenindividuellen Einstellungen für Teil-, Komplett- und Nachlieferungen. Das spart sowohl Zeit als auch Kosten und nimmt den Mitarbeitern Routineaufgaben ab. Gleiches gilt für die Bearbeitung von Aufträgen: Die Lösung führt alle im Auftragsprozess gesammelten Daten (Texte, Varianten, Grafiken und Anordnungen) im Auftragsvorgang zusammen. Vom Online-System über Auftragsmanagement und Produktion bis hin zur Qualitätskontrolle stehen diese Daten jederzeit für die Validierung zur Verfügung. OPTIMA unterstützt dabei auch das Handling individualisierter Artikelbestellungen und entsprechender Datenhaltungen.

Für Unternehmen der Werbemittelbranche, wie der Y-Not GmbH, muss ein Warenwirtschaftssystem nicht nur mit einer sehr großen Anzahl von Einzelartikeln umgehen können. Viele dieser Produkte sind auch in unzähligen miteinander kombinierbaren Varianten erhältlich. Findet man beispielsweise in einem Sortiment 100 Grundmodelle von Kugelschreibern, so kann jeder in unterschiedlichen Farben und Farbkombinationen, Detailvarianten und Ausprägungen bestellt werden. Schnell entsteht so ein Gesamtsortiment von mehreren Millionen Kombinationen! OPTIMA verarbeitet diese Variantentiefe und macht die Datenmengen (Artikelstämme) beherrschbar.

Ausblick

Die Werbemittelbranche entwickelt sich ständig weiter. Wollen die Unternehmen marktfähig bleiben, folgen sowohl Produktportfolio als auch die Art und Weise der Kundenbetreuung stets dem Zeitgeist. Mit Unterstützung der flexiblen Möglichkeiten von OPTIMA Warenwirtschaft kann Y-Not ihre Kunden als Full-Service Anbieter zukunftssicher und umfassend betreuen. Insbesondere im eCommerce Bereich - mit den Möglichkeiten für Kunden, ihren Auftragsfortschritt online zu verfolgen und Einfluss darauf zu nehmen - werden gemeinsame Weiterentwicklungen folgen. Gerade größere Unternehmen fordern zunehmend auch eine medienbruchfreie Kopplung für den Bestell-, Lieferungs- und Fakturavorgang in Form der EDI (Electronic Data Interchange) Protokolle. Hier ist Y-Not gut gerüstet für die Zukunft: OPTIMA sorgt schon heute für eine tiefgreifende EDI-Integration.

Rahmendaten

Land: Deutschland
Branche: Werbemittel
Produkt: OPTIMA Warenwirtschaft 2.3

Das Unternehmen:

Die Y-Not GmbH ist seit 13 Jahren als Werbemittelspezialist am Markt präsent und deckt dabei mit Graphik-Design, Import, Full-Service, Produktentwicklung, Produktion oder Sales & Service alle Dienstleistungsfacetten der Branche ab. Dabei werden sowohl Einzelkunden aus Industrie, Gewerbe und öffentlicher Hand bedient, als auch Filialisten in Branded Shops.

Die Herausforderung:

Die Werbemittelbranche muss mit einer sehr großen Anzahl von unterschiedlichen Artikeln und verschiedenen Varianten umgehen. Die Unterteilung in operativ unabhängige jedoch im Hintergrund verbundene Geschäftsbereiche mit sich unterscheidenden Außenauftritten (Branded Shops)  der Y-Not GmbH stellt für ein Warenwirtschaftssystem eine Herausforderung dar. Aus dieser Ausgangssituation resultierten klare Ziele, wie etwa

  • vereinfachte Stammdatenpflege
  • Variantensteuerung
  • automatisierte Versandabläufe
  • tiefgreifende Integration von eCommerce- und Shop-Portalen
  • weitgehende Automatisierung der Arbeitsabläufe auch bei Individualaufträgen.

Die Entscheidung für OPTIMA: Einführung des OPTIMA Warenwirtschaftssystems in der Version 2 mit den Basismodulen.

Im Vergleich zum Mitbewerb konnte OPTIMA die Entscheider der Y-Not GmbH im Sinne der Anforderungen aus dem Pflichtenheft überzeugen. Ausschlaggebend hierfür war auch die Tatsache, dass das System auf das parallele Wachstum von Unternehmen und Lösung ausgerichtet ist, so dass die Funktionsmodule nacheinander eingeführt und optimal angepasst werden konnten.

In kurzen Worten:

Das Basissystem von OPTIMA mit seinen Systemmodulen wurde an alle speziellen Anforderungen der Y-Not GmbH angepasst. Die Erstellung der Funktionsmodule erfolgte gemäß den gemeinsam erarbeiteten Workflows. Bereits nach einer kurzen Einführungsphase konnten auch die eCommerce Module aktiviert und den Kunden als Informations- und Bestellplattform dienen. Mit OPTIMA werden die Mitarbeiter der Y-Not GmbH spürbar entlastet und können sich auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren.